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POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Artículo 1 - OBJETO: Mediante la presente política pretendemos dar cumplimiento a lo dispuesto en la ley Ley 1581 de 2012, la cual estipula los deberes de quienes posean bases de datos de personas naturales y a su vez, dar a conocer el derecho de habeas data que asiste a las personas naturales. Por lo anterior se adopta un manual de políticas y procedimientos tendientes a garantizar estos derechos y especificar el procedimiento necesario para la atención de reclamos que en esta materia se presenten.

Artículo 2 - ALCANCE: Inversiones Área Diez S.A.S establece la metodología para la recolección y tratamiento de la información personal de clientes, proveedores, empleados y terceros interesados, contenida en nuestra base de datos; conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, garantizando el derecho constitucional de habeas data que tienen todas las personas, permitiéndoles conocer, actualizar, rectificar y eliminar la información que de ellos haya sido recogida en bases de datos o archivos. 

Artículo 3 – TERMINOS IMPORTANTES: A fin de unificar definiciones, adoptaremos los conceptos descritos en la Ley 1581 de 2012 artículo 3 y decreto 1377 de 2013, como se describen a continuación:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;
  2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento;
  3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
  5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos;
  6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento;
  7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  8. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  9. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. 
    Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  10. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de 
    cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  11. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  12. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 

Artículo 4 – PRINCIPIOS: Los principios que rigen esta política están contenidos en la ley 1581 de 2012 y se enuncian a continuación:

  1. Legalidad: nuestros procedimientos para el manejo de sus datos personales están ajustados a la constitución, la ley y la moral.
  2. Finalidad: La información personal de nuestros clientes es recolectada para los fines propios de nuestra organización y fueron enunciados previamente al titular de la información.
  3. Libertad: El manejo de la información personal por parte nuestra, ha sido autorizado expresamente con antelación por el titular de la misma. Estos datos no son obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve dicho consentimiento.
  4. Veracidad o calidad: La información objeto de tratamiento que fue suministrada, debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, verificable y comprensible.
  5. Transparencia: Los titulares de información pueden en cualquier momento y sin restricciones, acceder a su información personal almacenada en nuestra base de datos.
  6. Acceso y circulación restringida: El tratamiento de los datos personales se limita a los fines necesarios para el desarrollo de la relación contractual con el titular, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. 
    En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
  7. Seguridad: Controlamos nuestra plataforma tecnológica mediante mecanismo que brindan seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  8. Confidencialidad: Los datos personales obtenidos como resultado de la relación comercial y/o contractual con nuestros clientes, son de carácter reservado y solo serán utilizados para los fines propios del desarrollo de nuestro objeto social.

 

Artículo 5 – AUTORIZACIÓN: La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de INVERSIONES ÁREA DIEZ S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. Existen mecanismos eficientes para obtener dicha autorización y la verificación de la misma en cualquier momento.

Con la autorización el titular de los datos se le da a conocer al titular de los datos personales:

  1. Quien será el responsable o encargado del tratamiento de la información.
  2. Que datos personales se recopilan
  3. Con qué fin se recopila esta información
  4. Los derechos que tiene a conocer, corregir, actualizar o suprimir los datos personales suministrados
  5. Datos sensibles recopilados (En caso que aplique)

Captamos información en desarrollo de nuestros procesos administrativos y comerciales por los siguientes medios: formularios de contacto de la página web www.areadiez.com, correos electrónicos sms, txt, whats App remitidos a nuestros funcionarios y mediante formularios impresos suministrados en nuestras oficinas durante los diferentes procesos de atención.

De igual forma, en nuestro sitio web encontrará un link donde se informa los derechos y procedimientos para ejercerlos. No es carácter obligatorio que los clientes que ingresan a través de este medio tecnológico suministren sus datos personales, sin embargo esto permite una mejor atención por parte de nuestro personal.

Los datos recopilados son digitalizados y tratados mediante de uso del software ORBIS, el cual solo estará a disposición de nuestros funcionarios.

 

Artículo 6 – DERECHOS DE LOS TITULARES: de acuerdo a lo dispuesto en el Decreto 1377 de 2012, los titulares de datos personales tienen derecho a:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente INVERSIONES AREA DIEZ S.A.S.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a INVERSIONES AREA DIEZ S.A.S.
  3. Ser informado por INVERSIONES AREA DIEZ S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, previo agotar los recursos que dispone INVERSIONES AREA DIEZ S.A.S. para la atención y solución de las mismas.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
  7. Pedir la eliminación de datos personales y devolución de documentos soporte, SIEMPRE Y CUANDO SU RELACIÓN CONTRACTUAL YA SE HAYA TERMINADO

 

Artículo 7 – DEBERES DE INVERSIONES AREA DIEZ S.A.S.:

  1. Garantizar el efectivo ejercicio del derecho de hábeas data a los titulares de los datos personales.
  2. Conservar las autorizaciones otorgadas por los titulares de la información, de acuerdo a los términos previstos en la ley.
  3. Informar al Titular de los datos la finalidad de la recolección y a que tiene derecho.
  4. Conservar la información bajo las condiciones necesarias de seguridad y confidencialidad, impidiendo su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Mantener actualizada la información, comunicando al encargado del tratamiento de los datos oportunamente, cualquier novedad respecto de los datos que previamente le haya suministrado, adoptando las medidas pertinentes para garantizar la constante actualización de la misma.
  6. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicárselo de inmediato al encargado del tratamiento de los datos.
  7. Suministrar al encargado del tratamiento de los datos, únicamente los datos previamente autorizados.
  8. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  10. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  11. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

Artículo 8 – PROCEDIMIENTOS: El titular de la información puede ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos y revocar la autorización.

Para efectos de materializar los derechos señalados en el Artículo 6 del presente documento, INVERSIONES AREA DIEZ S.A.S., procederá mediante mecanismos idóneos de verificación, que dicha solicitud provenga efectivamente del titular de la información antes de proceder con el trámite de la misma. En caso de no lograr verificar la idoneidad del solicitante, se procederá a dejar evidencia de dicha situación en el proceso de Trámite de Protección de Datos Personales; en caso contrario, una vez constatada la idoneidad del titular, se procederá a dar trámite de la petición, consulta y/o reclamo pertinente.

Parágrafo 1: DE LA CONSULTA Y PETICIONES. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma en forma escrita y debidamente firmada por el titular de la información con fotocopia de cédula de ciudadanía. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo 2: DEL RECLAMO. Para efectos de dar trámite a los reclamos se debe suministrar la siguiente información: Identificación del Titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañar los documentos que se quieran hacer valer con la fotocopia de la cédula de ciudadanía. Si el reclamo resulta incompleto, INVERSIONES ÁREA DIEZ S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo 3: DE LA SUPRESIÓN DE DATOS. El titular de la información tiene el derecho en todo momento, a solicitar a INVERSIONES ÁREA DIEZ S.A.S. la eliminación de sus datos personales cuanto considere que:

  • Hay falencias en el cumplimiento de los principios, deberes y obligaciones previstos en la Ley 1581 de 2012
  • No son necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados
  • Han superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fueron recolectados

En todo caso la supresión o eliminación de datos no se trata de un derecho absoluto e INVERSIONES ÁREA DIEZ S.A.S., negará el ejercicio del mismo en los siguientes casos:

  • El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos
  • Se vean obstaculizadas actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o sanciones administrativas.
  • Sean necesarios los datos para proteger intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar acciones en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Parágrafo 4: DE LA REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. El titular de los datos puede revocar la autorización al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. En todo caso los tiempos para efectos de gestionar revocatorias de la autorización se acogerán a lo establecido en el Parágrafo 2 del presente artículo en concordancia con el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Es de aclarar que existirán casos en los cuales el consentimiento, por su carácter contractual propio de la relación entre el titular e INVERSIONES ÁREA DIEZ S.A.S., o por disposición legal no podrá ser revocado.

 

Artículo 9 – FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS. Los datos personales que INVERSIONES ÁREA DIEZ S.A.S. solicita serán usados para:

  • Comunicarse eficientemente con nuestros clientes, proveedores y terceros interesados, como consecuencia de la materialización de nuestro objeto social y de la relación contractual con estos.
  • Promocionar nuestros servicios y productos
  • Informar novedades, nuevos productos o servicios que estén relacionados con nuestro objeto social
  • Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores y terceros interesados, como consecuencia de la materialización de nuestro objeto social y de la relación contractual con estos
  • Realizar encuestas de percepción de la satisfacción de los servicios ofrecidos
  • Realizar estudios internos sobre comportamiento de hábitos de nuestros clientes, proveedores y terceros.
  • Realizar actividades de conocimiento del cliente
  • Realizar actividades de cobranzas u otras de naturaleza similar
  • Transferir datos personales a terceros vinculados comercialmente con INVERSIONES ÁREA DIEZ S.A.S.
  • Enviar información de comportamientos o hábitos de pago a las centrales de riesgo (Data crédito, Procredito o cualquier otra que INVERSIONES ÁREA DIEZ S.A.S. estime conveniente)
  • Determinar si nuestros clientes califican o no para acceder a los servicios prestados por INVERSIONES ÁREA DIEZ S.A.S. y medir el nivel de riesgo.

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, le comunicamos al titular de la información cuales son los datos personales recolectados en nuestra base de datos con las finalidades anteriormente indicadas. En cuanto al tiempo de permanencia de los mismos, será mientras se encuentren vigentes obligaciones contractuales o/y| legales de cualquier tipo a nuestro cargo.

 

Artículo 10 – RESPONSABILIDAD: INVERSIONES AREA DIEZ S.A.S., designa al gerente de la sociedad, la responsabilidad para la atención de peticiones, consultas y reclamos, descritos en el Artículo 8 del presente documento; ante quien, el titular de la información podrá ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, mediante comunicación escrita, correo electrónico o de manera personal en la siguiente dirección : Calle 129 sur N° 48 – 61 Caldas Antioquia Teléfono 2789051, e_mail: gerencia@areadiez.com y calle 67 sur N° 43 C – 35 sabaneta Antioquia Teléfono 448 79 99.

Artículo 11 – VIGENCIA. La presente POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, rige a partir del día 1 de Abril del año 2016.